Tugas Pokok dan Fungsi

Customer Service (CS)

  1. Menerima dan memeriksa berkas dari pemohon.
  2. Mengentry data pemohon.
  3. Memberi nomor berkas.
  4. Meneruskan berkas perijinan yang lengkap kepada petugas Back Office melalui Petugas Caraka
  5. Menyerahkan kembali berkas yang kurang lengkap kepada pemohon.
  6. Membuat rekapitulasi jumlah berkas perijinan yang diterima.
  7. Membuat tanda terima berkas untuk diberikan kepada pemohon


Back Office

  1. Meneliti kelengkapan dan kebenaran berkas yang berasal dari Front Office.
  2. Mengembalikan berkas yang belum benar / lengkap kepada Front Office.
  3. Menentukan perhitungan besarnya retribusi.
  4. Membuat rekapitulasi jumlah berkas yang telah diproses.
  5. Melaksanakan koordinasi dengan Dinas Komunikasi dan Informatika dalam rangka pengembangan program aplikasi.


KA. Sub Unit Program dan Informasi

  1. Memonitoring dan mengendalikan berjalannya program aplikasi.
  2. Membina, menggerakkan dan memberdayakan sumber daya aparatur dalam rangka meningkatkan kinerja.
  3. Mengarahkan dan memberi petunjuk dalam rangka pembinaan di Sub Unit Program dan Informasi.
  4. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di Sub Unit Program dan Informasi.
  5. Melaksanakan evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas.
  6. Melaksanakan koordinasi dengan Dinas Komunikasi dan Informatika dalam rangka pengembangan program aplikasi.


KA. Sub Unit Pelayanan

  1. Melaksanakan pengelolaan pelayanan loket yang terdiri atas loket penerimaan, loket pengambilan dan loket kasir/bank.
  2. Mengkoordinasi dan mengendalikan pelaksanaan pelayanan serta pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya.
  3. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pelayanan loket.
  4. Membina, menggerakkan dan memberdayakan sumber daya aparatur dalam rangka meningkatkan kinerja.
  5. Mengarahkan dan memberikan petunjuk dalam rangka pembinaan di Sub Unit Pelayanan.
  6. Memimpin dan atau mengikuti rapat koordinasi dengan instansi terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas.
  7. Melaksanakan evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas.


KA. Sub Unit TU

  1. Menyusun perencanaan kegiatan UPTSA.
  2. Melaksanakan urusan administrasi, surat menyurat dan kearsipan  kantor.
  3. Melaksanakan administrasi kepegawaian dan keuangan.
  4. Melaksanakan urusan rumah tangga, perlengkapan dan peralatan kantor.
  5. Melaksanakan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan.
  6. Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan pelaksanaan tugas.


Kepala UPTSA

  1. Merencanakan kegiatan di bidang perizinan / Rekomendasi / Surat Ketearangan
  2. Melakukan koordinasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) lain yang terkait dengan pelaksanaan pelayanan perizinan / Rekomendasi / Surat keterangan
  3. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang perizinan / rekomendasi / Surat Keterangan
  4. Menetapkan kebijakan dan pengembangan program pembangunan UPTSA sesuai dengan visi misi UPTSA
  5. Membina, menggerakkan dan memberdayakan sumber daya aparatur dalam rangka peningkatan kinerja
  6. Mengarahkan dam memberi petunjuk dalam rangka mengembangkan sistem, metode dan teknis pelayanan serta pemanfaatan sumber daya UPTSA
  7. Memonitor dan mengevaluasi pencapaian dan realisasi program
  8. Meneliti, menyempurnakan dan menandatangani dokumen-dokumen UPTSA
  9. Memimpin rapat internal atau rapat koordinasi dengan instansi terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas
  10. Memastikan kebijakan mutu dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi


Petugas Loket Pengembalian Berkas

  1. Mencatat berkas yang dikembalikan untuk Dinas ke dalam buku agenda dan mengentry datanya untuk ke aplikasi arsip
  2. Menerima tambahan persyaratan perijinan dari pemohon yang berkasnya dikembalikan dari SKPD
  3. Menyediakan buku yang telah lengkap ke bagian Tata Usaha untuk dikirim kembali ke SKPD


Petugas Informasi

  1. Memberikan penjelasan/ informasi baik lisan maupun tertulis kepada pemohon yang meminta informasi.
  2. Menyiapkan formulir persyaratan & permohonan perijinan.
  3. Membuat perhitungan sementara retribusi tanah.

Petugas IT

  1. Memantau berjalannya program aplikasi.
  2. Merawat server yang berada di UPTSA.
  3. Memastikan komputer dan program aplikasi di UPTSA berjalan dengan baik.
  4. Memeriksa jika terjadi error pada jaringan dan komputer di lingkungan UPTSA.
  5. Membuat rekapitulasi jumlah gangguan atau eror yang terjadi.
  6. Melakukan penanganan bila terjadi eror, baik jaringan maupun non jaringan.
  7. Melaporkan kepada Kepala Sub Unit Program dan Informasi jika terjadi error pada jaringan, agar segera diteruskan kepada Dinas Komunikasi dan Informasi.


Petugas Loket Pengambilan

  1. Memeriksa surat ijin/surat keterangan/rekomendasi/legalisasi dari staf administrasi umum.
  2. Mencatat surat ijin/surat keterangan/rekomendasi/legalisasi dalam buku agenda pengambilan.
  3. Menyerahkan surat ijin/surat keterangan/rekomendasi/legalisasi kepada pemohon.
  4. Meminta kepada pemohon untuk menandatangani agenda pengambilan.
  5. Membuat rekapitulasi jumlah berkas yang telah diserahkan.


Petugas Pengaduan

  1. Menerima dan memproses pengaduan.
  2. Memfasilitasi penyelesaian keluhan pengaduan pemohon kepada Kepala UPTSA.
  3. Membuat rekapitulasi keluhan untuk proses tindak lanjut dan pembenahan proses perijinan.
  4. Menyiapkan bahan dalam rangka untuk pengukuran indeks kepuasan pemohon di lingkungan UPTSA.
  5. Melakukan entry data terkait dengan pengukuran indeks kepuasan pemohon agar dapat segera diketahui hasil pengukurannya.


Staff Administrasi Umum

  1. Melaksanakan kegiatan ke tata usahaan UPTSA.
  2. Melaksanakan agenda surat masuk lingkup UPTSA.
  3. Melaksanakan agenda surat keluar lingkup UPTSA.
  4. Memberikan cap register pada hasil pelayanan perizinan
  5. Menyerahkan surat ijin/rekomendasi/surat rekomendasi kepada petugas pengambilan
  6. Melakukan rekapitulasi data berkas perijinan yang selesai diproses.
  7. Melakukan koordinasi dengan petugas loket pengambilan berkas.
  8. Mencatat agenda perijinan/legalisasi yang diproses di UPTSA.
  9. Memantau berkas yang belum selesai diproses di UPTSA.
  10. Membuat rekapitulasi harian berkas perijinan yang dikirim ke SKPD untuk diproses.
  11. Membuat lembar disposisi surat masuk.
  12. Menindak lanjuti berkas permohonan yang kurang lengkap yang dikembalikan ke UPTSA oleh SKPD dan menghubungi pemohon yang berkasnya belum lengkap tersebut.
  13. Menghubungi pemohon yang izinnya telah selesai.
  14. Mengantar dan mengambil berkas ke SKPD terkait dua kali dalam sehari, yaitu pukul 10.00 dan pukul 15.00.
  15. Membantu tugas kesekretariatan
  16. Melaksanakan tugas tambahan dari kepala UPTSA.


Staff Bagian Umum

  1. Mengelola keuangan UPTSA untuk digunakan sesuai rencana kegiatan UPTSA.
  2. Melakukan inventarisasi barang.
  3. Merawat barang – barang dilingkup UPTSA.
  4. Melaporkan data inventarisasi secara berkala.
  5. Melaksanakan inventarisasi data pegawai.
  6. Menyiapkan daftar hadir pegawai.
  7. Memfasilitasi tugas bidang kepegawaian.
  8. Menjaga keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja.